Kỹ năng điều hành cuộc họp

Điều gì là quan trọng nhất dẫn đến sự thành công của một cuộc họp?

Biết xác định mục tiêu và luôn gắn chặt vào mục tiêu

  1. Các hình thức họp
    • Họp để giải quyết vấn đề
    • Họp để đưa ra quyết định
    • Các loại hình thức họp khác: truyền thông, báo cáo, tiếp nhận ý kiến phản hồi…
  2. Họp để giải quyết vấn đề
    • Là cuộc họp mà người chủ trì chưa biết cách giải quyết nên cần ý kiến, trí tuệ, kinh nghiệm của người khác.
    • Sự chuẩn bị của thành viên rất quan trọng đặc biệt theo kinh nghiệm, kiến thức của cá nhân họ.
    • Người chủ trì cần dùng các cách để thu lượm nhiều ý kiến chuyên gia nhất để lựa chọn cách giải quyết phù hợp.
    • Cần bỏ qua cái tôi để thu lượm nhiều ý kiến.
  3. Họp để ra quyết định
    • Là cuộc họp mà người chủ trì cần phải thông báo đến các thành viên 1 quyết định quan trọng. Quyết định này có thể thay đổi không khí họp. Có thể là quyết định đem lại niềm vui bất ngờ hoặc buồn. VD: Quyết định cho ai đó nghỉ việc, quyết định về lương thưởng, bổ nhiệm…
    • Cuộc họp này thường gây ra các trao đổi bên ngoài phòng họp nên người chủ trì cần khéo léo để đảm bảo không gây ra thêm bức xúc.
    • Nên có trao đổi trước với 1 số thành viên quan trọng để họ chuẩn bị trước tâm thế và hỗ trợ giải thích thêm nếu cần.
  4. Họp truyền thông
    • Là cuộc họp mà người chủ trì cần phải thông báo đến các thành viên các yêu cầu, nội dung công việc (thường do cấp trên yêu cầu truyền thông xuống nhân viên)
    • Cuộc họp này thường gây ra các câu hỏi từ nhân viên về tính khả thi khi thực hiện nên người chủ trì cuộc họp cần lưu ý đến các câu hỏi có thể có từ nhân viên.
    • Nên có trao đổi trước với 1 số thành viên quan trọng để họ chuẩn bị trước tâm thế và hỗ trợ giải thích thêm nếu cần.
  5. Họp xin ý kiến
    • Là cuộc họp mà người chủ trì cần phải lựa chọn một quyết định hoặc xin ý kiến để gửi lên trên.
    • Người chủ trì nên chuẩn bị sẵn các phương án và các phân tích ưu, nhược điểm từng phương án để thành viên có căn cứ lựa chọn.
    • Nên có trao đổi trước với 1 số thành viên quan trọng để xin ý kiến trước.
  6. Cuộc vấn đề nào không nên tổ chức họp
    • Chỉ liên quan đến những vấn đề cá nhân
    • Bạn không có thời gian chuẩn bị
    • Có cách khác hiệu quả hơn như nhắc nhở, thư điện tử hoặc điện thoại
    • Vấn đề đã được giải quyết
    • Nội dung cuộc họp không hữu ích đối với mọi người.
  7. Cuộc họp như thế nào được đánh giá là hiệu quả
    • Đạt được mục tiêu
    • Mất ít thời gian
    • Mang đến cho người tham gia cảm giác nhiệm vụ đó đã có cách giải quyết và được triển khai thực hiện
  8. Các vai trò trong một cuộc họp
    • Screen Shot 2018-06-06 at 6.02.43 PM
  9. Nhiệm vụ của Chủ trì cuộc họp
    • Biết rõ mục đích, mục tiêu họp ĐỂ chuẩn bị tốt cuộc họp
    • Biết, dự kiến được thời gian, thời lượng họp ĐỂ điều khiển họp đúng thời gian
    • Biết:
      • Thành phần tham dự họp
      • Lý do vì sao cần họ
      • Nội dung, tài liệu mỗi người cần chuẩn bị
    • Biết ai sẽ hỗ trợ và cần hỗ trợ gì ĐỂ cuộc họp suôn sẻ không gặp sự cố đáng tiếc
    • Hình dung rõ kịch bản chi tiết: ai sẽ trình bày gì từ đầu tới cuối buổi ĐỂ không mất thời gian của những người tham dự họp
    • Soạn nội dung chuẩn bị họp ĐỂ Thư ký hỗ trợ tổ chức hiệu quả
  10. Nội dung lịch trình cuộc họp
    • Mục đích của cuộc họp là gì?
    • Thời gian diễn ra cuộc họp
    • Thành phần gồm những ai, vai trò tham gia là gì? cần phải chuẩn bị gì?
    • Kịch bản cuộc họp sẽ như thế nào?
  11. Nhiệm vụ của thư ký
    • Biết nội dung Yêu cầu chuẩn bị họp ĐỂ chuẩn bị chu đáo điều kiện tổ chức họp
    • Truyền thông với các thành viên liên quan mục ĐỂ đảm bảo thành viên hiểu rõ mục đích cuộc họp, nhiệm vụ của mình trước và trong cuộc họp
    • Đảm bảo: 
      • Mọi người đến họp đầy đủ, đúng giờchuẩn bị đủ,  đúng nội dung yêu cầu
      • Cuộc họp diễn ra đúng thời gian
      • Hỗ trợ chủ trì theo dõi kết quả thực hiện BB họp
      • Review lại Kết quả thực hiện BB họp kỳ trước trong đầu giờ họp
  12. Nhiệm vụ của thành viên
    • Biết, hiểu rõ mục đích cuộc họp, nhiệm vụ của mình trước và trong cuộc họp >> ĐỂ cuộc họp diễn ra đúng thời gian và hiệu quả
    • Chuẩn bị đủ, đúng nội dung yêu cầu 
    • Đến họp đầy đủ, đúng giờchuẩn bị đủ,  đúng nội dung yêu cầu >> ĐỂ cuộc họp diễn ra đúng thời gian
  13. Checklist kiểm tra lại cuộc họp có tổ chức tốt không?
    • Có thấy rõ ràng vai trò Chủ trì, thư ký, thành viên
    • Có rõ ràng mục tiêu cuộc họp
    • Các thành viên tham dự có hiểu rõ mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của mình trước và trong cuộc họp
    • Việc tranh luận, phát biểu có đảm bảo trật tự phát biểu, không cãi vã, nói chen?
    • Cuộc  họp kết thúc đúng thời gian
    • Cuộc họp có đạt mục tiêu đặt ra
    • Các thành viên dự họp có rõ nhiệm vụ sau cuộc họp?
    • Biên bản họp có đủ rõ ràng không?

————- END —————

Advertisements

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.