Kỹ năng quản lý lịch làm việc cá nhân

1. Khi nào nên lập lịch?

• Khi có công việc phát sinh mà thời hạn kết thúc không phải trong ngày (đặc biệt các công việc không bắt đầu ngay)
  • Công việc: lập báo cáo, gọi điện giục khách hàng trả tiền, lịch hẹn trước với khách hàng, hẹn họp, hẹn ngày hoàn thành công việc, …
  • Gia đình, cá nhân: lịch tiêm chủng, lịch khám lại, lịch kiểm tra, bảo dưỡng thiết bị gia đình, lịch họp mặt bạn bè, gia đình và các lịch định kỳ khác
• Khi có công việc định kỳ

2. Tại sao phải lập lịch cá nhân?

• Tạo cho cá nhân tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, hi-tech, pờ rồ trong mắt sếp, đồng nghiệp, bạn bè, gia đình.
• Tạo cho cá nhân khả năng sử dụng thời gian đúng yêu cầu, đúng mong muốn.
• Luôn hoàn thành mọi việc mình cần làm mà không mất nhiều công sức của những người xung quanh để giục giã, nhắc nhở, mắng mỏ hoặc thất vọng về mình
• Không bị khách hàng, đồng nghiệp cấp trên than phiền “hứa nhưng không làm”
• Không bị rối tinh trong công việc – “đầu bù tóc rối”

3. Không lập lịch thì có những hậu quả gì?

• Bị sếp mắng vì trễ hạn, quên việc → không được đánh giá cao → khó được đề bạt lên vị trí cao hơn hoặc thu nhập tốt hơn
• Bị đồng nghiệp kêu ca vì trễ hạn
• Bị cấp dưới than phiền vì không kiểm soát được thời gian, giao việc lung tung không có kế hoạch → khó làm gương, đào tạo, kèm cặp được cấp dưới
• Bị khách hàng than phiền “hứa mà không làm” → mất uy tín cá nhân và Công ty
• Bị gia đình kêu “việc gì cũng quên”
• Bị bạn bè trách “lúc nào cũng thấy nó bận” “lại hoãn”
• Bị hỏng việc quan trọng: VD quên không đến 1 sự kiện quan trọng hoặc quên không tiêm chủng dẫn đến bị bệnh, …

4. Lịch cá nhân và gia đình có cần phải đưa vào lịch không?

Rất cần vì:

• Nhiều phát sinh, trễ công việc hay xin hủy công việc, công tác vì các lý do cá nhân hoặc gia đình mà không phải không dự phòng trước được

5. Lịch định kỳ nào nên lập sẵn?

• Họp giao ban tuần
• Các lịch liên quan đến chăm sóc sức khỏe: uống thuốc, khám mắt, răng, …
• Các lịch liên quan đến gia đình: giỗ, liên hoan gia đình, sinh nhật, …

6. Công cụ hỗ trợ lập lịch

• Mobile: Google Calendar
• PC: Task/Event on Mail
• Task (Công việc): công việc,
  • Có thời gian bắt đầu, kết thúc
  • Người thực hiện: duy nhất là mình, không chọn được người khác
  • Có trạng thái: hoàn thành/ chưa hoàn thành… 
  • Task được nhắc nhở cho đến khi hoàn thành và không tiếp tục theo dõi dù chưa kết thúc thời hạn.
• Event (Sự kiện): Sự kiện cần làm ở 1 thời điểm cụ thể
• • Có thời gian bắt đầu, kết thúc
  • Người tham gia: có thể chọn 1 hoặc nhiều người
  • Event chỉ có giá trị trước thời điểm cần xảy ra, sau thời gian đó sự kiện không còn ý nghĩa, không cần nhắc nhở nữa.

     

     

     

     

     

———–END————