CÁC BƯỚC THỰC HIỆN PHỎNG VẤN
CHUẨN BỊ PHỎNG VẤN
- Xác định rõ các mục tiêu/ kết quả cần có của buổi phỏng vấn. Ví dụ: mục tiệu của buổi phỏng vấn này là tìm hiểu Cơ cấu tổ chức của KH
- Lựa chọn đại diện người sử dụng để phỏng vấn
- Gửi trước các câu hỏi phỏng vấn và tài liệu liên quan cho người được phỏng vấn
- Tìm hiểu kỹ nhất có thể về đơn vị và người sẽ được phỏng vấn
THỰC HIỆN PHỎNG VẤN
- Tạo dựng mối quan hệ với người được phỏng vấn và làm rõ mục đích buổi gặp
- Trao đổi để làm rõ các nội dung cần tìm hiểu và xin tài liệu chi tiết nhất có thể, xin phép ghi âm/ghi hình nếu có thể.
- Dựa vào bộ câu hỏi đã chuẩn bị
- Linh hoạt bổ sung thêm đúng lúc các câu hỏi mở để khai thác thêm những thông tin bạn vừa nghe được. Ví dụ: “Anh chị có thể mô tả chi tiết hơn được không?” “Vấn đề khó nhất khi anh/chị làm việc này là gì?” …
- Sau khi đã hiểu cơ bản về vấn đề, hãy vẽ phác thảo sơ đồ mô tả vấn đề rồi trình bày lại bằng lời cho người sử dụng nghe: “Đầu tiên là …”, “Tiếp theo là …”
- Trong quá trình trình bày thỉnh thoảng dừng lại và hỏi “Bước đó như thế là đúng chưa?” ” Em có quên phần nào không ạ?”
- Dành thời gian người được phỏng vấn tự do trao đổi về những vấn đề/mong muốn/ gợi ý của họ. Lưu ý: người sử dụng rất hay nêu giải pháp thay vì mô tả rõ vấn đề họ gặp phải. Hãy hỏi “Tại sao” liên tục cho đến khi bạn nhận ra bản chất của điều họ gợi ra.
- Xin contact của KH nếu bạn chưa có.
Ví dụ với người phỏng vấn tìm hiểu yêu cầu đối với máy pha cafe:
−NSD: Bình café phải làm từ loại thép không gỉ?
−Bạn: Tạo sao phải làm bằng loại thép không gỉ?
−NSD: Vì nhiều lúc nó vẫn được làm nóng khi không có có café bên trong
−Bạn: Tại sao lại thế ạ?
−NSD: Vì bình này được dùng chung bởi nhiều người và bộ phận làm nóng không tự động tắt khi không có café bên trong?
−Bạn: Tại sao bộ phận làm nóng không tự động tắt được?
−NSD: Vì hiện bình không có tính năng này è ““Bộ phận làm nóng của máy pha café phải được tự động tắt khi không có café bên trong””
Lưu ý:
• Cách thức phỏng vấn hiệu quả nhất là làm việc 2 người. Một người đóng vai trò người sử dụng, đưa ra các vấn đề trong khi người còn lại ghi chép, kiểm tra tính chính xác của thông tin. Sau đó, đưa lại bản ghi chép cho người nêu vấn để để có xem xét lại và bổ sung.
• Không nên chỉ ghi chép vì có thể người ghi chép chỉ tập trung vào những thông tin được cho là “quan trọng”. Nên thu âm lại buổi phỏng vấn. (Nhớ là phải xin phép người phỏng vấn về việc thu âm). Tuy nhiên, cũng không nên dựa hoàn toàn vào việc thu âm vì sẽ làm mất thời gian ghi chép lại. >>> Chỉ sử dụng băng thu âm để bổ sung thông tin vào những chỗ thiếu sót.
• Luôn ghi nhớ mục tiêu của việc phỏng vấn là làm cho các stakeholder nói ra vấn đề. Hãy tạo cảm giác cho họ là họ cần phải nói ra thay vì là bạn muốn nghe họ nói. •Trong trường hợp người sử dụng dùng bản vẽ phác thảo hay các sơ đồ để mô tả quy trình nghiệp vụ, hãy xin một bản copy và thực hiện Phân tích tài liệu với bản copy xin được.
• Tránh lạm dụng bằng việc đưa cho người sử dụng những sơ đồ sử dụng trong việc phát triển phần mềm bởi người sử dụng sẽ nhanh chóng chán. Họ sẽ trả lời “Trông có vẻ được rồi đấy.” Câu trả lời này có nghĩa là người sử dụng chỉ xem qua mà chẳng quan tâm đến việc tìm những sai sót. Hãy cố gắng khuyến khích người sử dụng đưa ra những câu nhận xét chính xác.
FOLLOW UP BUỔI PHỎNG VẤN
• Nhanh chóng hoàn thành tài liệu ghi nhận yêu cầu và gửi tới người được phỏng vấn để họ xem xét và hiệu chỉnh. Nếu gửi chậm sẽ làm họ mất sự nhiệt tình.
• Tổng hợp tài liệu, ghép nối thành hệ thống hoàn thiện
• Gặp lại người được phỏng vấn để:
Làm rõ những thông tin cần biết thêm.
Khẳng định lại những điều mình đã tìm hiểu được
Grow Up Career 