09 – Hệ thống tài liệu nghiệp vụ

1. Bảng thuật ngữ

Thuật ngữ	Giải thích (bằng lời và/hoặc hình ảnh)

Đưa vào bảng thuật ngữ các từ sau:

• Từ ngữ chuyên ngành, khó hiểu với các thành viên dự án
• Những từ ngữ có ý nghĩa khác biệt trong ngữ cảnh nghiệp vụ đang xem xét

Ví dụ:

Thuật ngữ	Giải thích (bằng lời và/hoặc hình ảnh)
Học phí	Là khoản phí mà học sinh phải nộp để phục vụ việc học
Khoản thu hộ	Là các khoản phí, lệ phí do cơ sở giáo dục đứng ra thu nhưng không được sử dụng mà phải nộp lại toàn bộ cho cơ quan, tổ chức khác.
Khoản thu theo quy định	Là các khoản thu do nhà nước quy định, có giới hạn trong 1 số tiền nào đó tùy vào điều kiện kinh tế, xã hội của từng địa phương và từng cấp học, do cơ sở giáo dục đứng ra thu.
Khoản thu thỏa thuận	Là các khoản thu do cơ sở giáo dục quy định, có sự thống nhất giữa cơ sở giáo dục và phụ huynh học sinh. Những khoản thu này được dùng để thực hiện một số nhiệm vụ thay phụ huynh học sinh trong công tác nuôi, dạy học sinh.

2. Tổ chức bộ máy của khách hàng

• Một số ví dụ đại diện nhóm này: Tên đơn vị, địa chỉ, hình ảnh đại diện nếu có
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức
• Các bộ phận (phòng/ban)

STT	Tên bộ phận	Chức năng, nhiệm vụ	Số lượng nhân sự	Ghi chú

Ví dụ Tổ chức bộ máy trường THCS

• Một số ví dụ đại diện nhóm này
  • Trường THCS Dịch Vọng
  • Trường THCS Tô Hoàng
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Tên bộ phận	Chức năng, nhiệm vụ	Số lượng nhân sự	Ghi chú
Ban giám hiệu	Quản lý, điều hành các hoạt động của nhà trường.	2 – 3 người, trong đó có 1 hiệu trưởng	Mỗi trường có một hiệu trưởng và một số phó hiệu trưởng được quy định cụ thể như sau:    Trường hạng 1 có không quá 2 phó hiệu trưởng.      Trường hạng 2, hạng 3 có 1 phó hiệu trưởng.    Trường tiểu học có từ 5 điểm trường trở lên được bố trí thêm 1 phó hiệu trưởng
Tổ văn phòng	Thực hiện các công tác quản lý thiết bị, thư viện, văn thư, thủ quỹ, kế toán	5 – 7 người	Công tác thư viện: Mỗi trường được bố trí 01 biên chế;  Công tác thiết bị, thí nghiệm: Trường hạng 1 được bố trí 02 biên chế; trường hạng 2, hạng 3 được bố trí 01 biên chế;  Công tác văn phòng (Văn thư, Thủ quỹ, Kế toán, Y tế trường học): 01 Văn thư và Thủ quỹ, 01 Kế toán, 01 Y tế trường học; trường có từ 40 lớp trở lên được bố trí thêm 01 biên chế.
Tổ chuyên môn	Thực hiện công tác giảng dạy	Mỗi lớp được bố trí biên chế không quá 1,90 giáo viên;  Mỗi trường được bố trí 01 biên chế giáo viên làm Tổng phụ trách Đội Thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh.
Hội cha mẹ học sinh	Quản lý việc học tập của con em tại nhà, giáo dục đạo đức khi sống ở gia đình và phường xã Thống nhất các chủ trương chính sách của nhà trường …	3 – 5 người	Mỗi lớp có 1 ban đại diện cha mẹ học sinh từ 3-5 người gồm: 1 trưởng ban + 2 phó ban + thành viên  Ban đại diện cha mẹ học sinh cấp trường gồm trưởng ban + các phó ban + thành viên thường trực. Số lượng thành viên ban đại diện CMHS trường tùy thuộc vào quyết định của cuộc họp ban đại diện CMHS lớp.

3. Những người tham gia tác nghiệp

Trách nhiệm thiết yếu	Người ở vai trò này có trách nhiệm công việc chính là gì?
Mô tả công việc	•  Hàng ngày/tuần/tháng/quý/6 tháng/năm người này phải làm gì? •Khi có sự kiện gì ngừoi này phải làm gì?
Các phần việc tốn nhiều nỗ lực nhất hoặc có khó khăn	•Những phần việc nào đang tốn nhiều nỗ lực nhất của người này, tốn khoảng bao nhiêu? •Những phần việc nào đang có khó khăn gì?
Đặc điểm	•Những người đảm nhận vai trò này thường có tuổi tác, giới tính, tình trạng hôn nhân hay các đặc điểm khác như thế nào? •Họ thường có bằng cấp gì, về ngành học nào?
Điều kiện về hạ tầng CNTT	•Người này thường được trang bị máy tính và/hoặc các thiết bị CNTT khác với cấu hình ntn? •Có kết nối internet hay không, tốc độ như thế nào?
Số lượng nhân sự có vai trò này/01 đơn vị KH	• Mỗi (nhóm) tổ chức KH thường có khoảng bao nhiêu người ở vai trò này?

Ví dụ Vai trò kế toán

Trách nhiệm thiết yếu	– Thực hiện kế toán các nghiệp vụ phát sinh tại trường – Thu học phí và các khoản đóng góp – Lập báo cáo tình hình thu chi học phí và các khoản đóng góp
Mô tả công việc	-Hàng tháng: Lập các đợt thu phí, ghi nhận kết quả thu phí từng đợt. -Hàng kỳ: Lập kế hoạch thu phí và các khoản đóng góp cho từng kỳ -Khi có yêu cầu báo cáo từ Phòng Giáo dục: Lập báo cáo thu chi học phí và các khoản đóng góp trình hiệu trưởng duyệt
Công việc gặp khó khăn hoặc có khối lượng lớn	– Tính toán các khoản phải thu mỗi kỳ và hàng tháng: Thường hay nhầm lẫn đối với các khoản phải tính theo số buổi – Lập báo cáo tình hình thu chi học phí: Tốn nhiều công sức để tổng hợp số liệu
Đặc điểm	– Thường là nữ, tuổi dao động trong phạm vị rộng từ khoảng 25 đến 50. – Trình độ học vấn từ trung cấp trở lên – Biết sử dụng excel để làm việc nhưng không thành thạo
Điều kiện về hạ tầng CNTT	– Sử dụng máy tính để bàn, cấu hình: … – Các trường tại hầu hết các tỉnh  thành vùng đồng bằng thường đều có kết nối Internet, băng thông:…
Số lượng NSD/01 đơn vị KH	01 người

4. Câu chuyện nghiệp vụ (user-story)

•Biểu mẫu:

Câu chuyện nghiệp vụ: [Lời kể về thực tiễn khách hàng đang thực hiện nghiệp vụ này, cho biết khi nào thì ai làm gì.]

Hồ sơ thu thập nghiệp vụ:   [Liệt kê các tài liệu, hồ sơ đã thu thập được về nghiệp vụ này, bao gồm:

• Các tài liệu (văn bản pháp quy, định nghĩa, sơ đồ, hướng dẫn,…) tìm kiếm được
• Các tài liệu ghi chép được, các bản ghi âm, ghi hình khi phỏng vấn tìm hiểu nghiệp vụ
• Các hồ sơ, biễu mẫu thu thập được

Ví dụ

Câu chuyện khách hàng (user stories):

Đầu năm học, học sinh nằm trong diện miễn giảm học phí (ví dụ con thương binh, hộ nghèo, hộ cần nghèo) làm đơn xin miễn giảm học phí kèm theo các giấy chứng nhận liên quan và gửi cho giáo viên chủ nhiệm để giáo viên chủ nhiệm chuyển lên cho hiệu trưởng. Các đơn xin miễn giảm học phí của học sinh sẽ được hiệu trưởng xem xét và gửi tiếp lên phòng LĐ TBXH để phê duyệt. Sau khi đơn xin miễn giảm học phí được phê duyệt, kế toán sẽ đưa học sinh vào danh sách miễn giảm học phí của trường. Học sinh trong danh sách miễn giảm sẽ không phải đóng học phí, thay vào đó nhà nước sẽ cấp bù kinh phí này cho nhà trường. Để được cấp bù khoản kinh phí này, kế toán lập dự toán cấp bù kinh  phí miễn giảm học phí và gửi lên cho phòng tài chính.

 Hồ sơ thu thập nghiệp vụ:

• Ghi chép khi phỏng vấn: Phỏng vấn kế toán trường tiểu học Tô Hoàng, THCS Ngô Gia Tự, THCS Dịch Vọng
• Văn bản quy định liên quan: Nghị định 49/2010/NĐ-CP):Quy định về miễn, giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập và cơ chế thu, sử dụng học phí đối với cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân

5. Mô hình use case

Mục đích:

• Thể hiện ai, tổ chức nào thực hiện những nghiệp vụ/hoạt động nào
• Thể hiện mối quan hệ giữa các nghiệp vụ/hoạt động

Ký pháp

Phân chia các mức tiếp cận

1. Mức tổng quan: Quan hệ giữa tổ chức với các tổ chức khác (mỗi tổ chức là 1 actor, các nghiệp vụ mà các tổ chức tương tác với nhau là các use case)

2. Mức chi tiết 1: Quan hệ giữa các bộ  phận trong tổ chức (mỗi bộ phận là 1 actor, các nghiệp vụ mà các bộ phận tương tác với nhau là các use case) – Có thể chi tiết thêm các nghiệp vụ tương tác với tổ chức bên ngoài

3. Mức chi tiết 2: Quan hệ tương tác giữa các vị trí trong phòng ban (mỗi vị trí là 1 actor, nghiệp vụ mà các vị trí tương tác với nhau là các use case)

Lưu ý khi mô hình hóa

• Những nghiệp vụ nào cần đưa vào business?
• Cần chi tiết đến mức nào là đủ (tùy theo độ phức tạp của hệ thống)?
• Tránh việc phân cấp use-case và actor ko đồng mức, ví dụ trong một sơ đồ vừa có những actor phân rã đến các vị trí (kế toán, thủ quỹ), vừa có actor ở mức phòng ban (khoa chức năng)

6. Mô hình activity

Mục đích: Thể hiện tuần tự các bước/hoạt động cần thiết để thực hiện một nghiệp vụ

Ký pháp

7. Quy tắc nghiệp vụ

• Quy tắc nghiệp vụ: Là những quy tắc, quy định mang tính chất ràng buộc hoặc mô tả cách thức vận hành nghiệp vụ
• Biểu mẫu: Free text

Ví dụ Quy định các trường hợp miễn giảm học phí

Đối tượng được miễn học phí (theo nghị định 49/2010/NĐ-CP):

• Người có công với cách mạng và thân nhân của người có công với cách mạng
• Trẻ em học mẫu giáo và học sinh, sinh viên có cha mẹ thường trú tại các xã biên giới, vùng cao, hải đảo và các xã có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn.
• Trẻ em học mẫu giáo và học sinh, sinh viên mồ côi cả cha lẫn mẹ không nơi nương tựa hoặc bị tàn tật, khuyết tật có khó khăn về kinh tế.
• Trẻ em bị bỏ rơi, mất nguồn nuôi dưỡng;
• Trẻ em học mẫu giáo và học sinh phổ thông có cha mẹ thuộc diện hộ nghèo theo quy định của Nhà nước.
• Trẻ em học mẫu giáo và học sinh phổ thông là con của hạ sĩ quan và binh sĩ, chiến sĩ đang phục vụ có thời hạn trong lực lượng vũ trang nhân dân.
• Học sinh, sinh viên hệ cử tuyển
• Học sinh trường phổ thông dân tộc nội trú, trường dự bị đại học, khoa dự bị đại học.
• Học sinh, sinh viên tại các cơ sở giáo dục nghề nghiệp và giáo dục đại học là người dân tộc thiểu số thuộc hộ nghèo và hộ có thu nhập tối đa bằng 150% thu nhập của hộ nghèo.

Đối tượng được giảm học phí

• Các đối tượng được giảm 50% học phí gồm:
  a) Trẻ em học mẫu giáo và học sinh, sinh viên là con cán bộ, công nhân, viên chức mà cha hoặc mẹ bị tai nạn lao động hoặc mắc bệnh nghề nghiệp được hưởng trợ cấp thường xuyên;
  b) Trẻ em học mẫu giáo và học sinh phổ thông có cha mẹ thuộc diện hộ có thu nhập tối đa bằng 150% thu nhập của hộ nghèo;

8. Kịch bản kiểm thử nghiệm thu

1. Các nghiệp vụ cần quản lý: Các nghiệp vụ mà trước khi có phần mềm người dùng đang thực hiện trong thực tế dùng để kiểm tra xem sau khi có phần mềm họ có thực thi được trên phần mềm hay không

#	Tên kịch bản	Mô tả chi tiết
1	TH nghiệp vụ 1	[Lời kể lại câu chuyện chi tiết cho trường hợp này dưới dạng ngôn ngữ tự nhiên]
2	TH nghiệp vụ 2	[Lời kể lại câu chuyện chi tiết cho trường hợp này dưới dạng ngôn ngữ tự nhiên]
3

Ví dụ Kịch nghiệm thu nghiệp vụ miễn giảm học phí

#	Tên kịch bản	Mô tả chi tiết
1	1- Kế toán lập danh sách miễn giảm học phí cho học sinh mới vào đầu năm	Phụ huynh học sinh nộp đơn xin miễn giảm học phí và các giấy tờ chứng nhận liên quan cho giáo viên chủ nhiệm Giáo viên chủ nhiệm chuyển các đơn của học sinh lên cho hiệu trưởng Hiệu trưởng xem xét đơn và gửi toàn bộ hồ sơ xin miễn giảm học phí của học sinh trong trường cho Phòng LĐ TB&XH Phòng LĐ TB&XH duyệt hồ sơ xin miễn giảm học phí Sau khi hồ sơ miễn giảm học phí được duyệt, kế toán cập nhật danh sách học sinh được miễn giảm học phí
2	2- Kế toán lập danh sách học sinh miễn giảm học phí cho các học sinh đã được miễn giảm năm trước	Học sinh thuộc diện miễn giảm học phí sẽ được miễn giảm trong suốt thời gian học tại trường (Riêng trường hợp hộ nghèo, cận nghèo phải nộp giấy chứng nhận bổ sung). Do đó, kế toán sẽ đưa danh sách học sinh được miễn giảm của năm học trước (vẫn còn học tại trường) sang danh sách miễn giảm học phí của năm học hiện tại