OKR Training

Overview

Ví dụ về OKR

1. Lợi ích của OKR

2. Thiết lập OKR hiệu quả

2.1 Objective là gì?

Một Objective hiệu quả cần xác định đối tượng cụ thể. Có thể là Sản phẩm, kết quả (tăng trưởng) kinh doanh của một bộ phận, sản phẩm (kết quả) của một dự án/chương trình.

Objective chưa hiệu quả	Objective hiệu quả
Đẩy mạnh tăng trưởng (Mục tiêu chung chung, thiếu đối tượng cụ thể)	Đẩy mạnh tăng trưởng 100% sản phẩm made by XYZ (Mục tiêu có đối tượng cụ thể là một mảng kinh doanh và chứa từ khoá mang tính khẩu hiệu)
100 tỉ lợi nhuận (Mục tiêu quá ngắn gọn và không truyền cảm hứng hay định hướng của Công ty, bộ phận)	Thúc đẩy tăng trưởng nhanh, trở thành công ty đẳng cấp thế giới, giá trị 1 tỉ đô (Mục tiêu tham vọng, thúc đẩy cảm hứng của bộ phận các cấp, có chứa từ khoá khẩu hiệu)
Hoàn thành các công việc được giao (Mục tiêu chung chung và hiển nhiên bắt buộc phải thực thi)	Tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua tối ưu các quy trình nội bộ (Mục tiêu có phạm vi rõ ràng và lợi ích cụ thể)

2.2 Key Result là gì?

KR chưa hiệu quả	KR hiệu quả
100% yêu cầu được phản hồi (Trừ một số trường hợp đặc biệt, đây là yêu cầu hiển nhiên phải thực hiện và không phản ánh nỗ lực đóng góp thành quả chung)	Triển khai hệ thống ERP toàn công ty trước ngày 31/12 (Có đầy đủ thời hạn, hành động và sản phẩm tường minh)
10 khách hàng mới, đạt doanh số 100M và lãi gộp trung bình 20% (Quá nhiều chỉ số dẫn tới khó đánh giá)	Doanh thu từ mảng khách hàng doanh nghiệp đạt 100 tỉ (Giá trị đạt được cụ thể, đo lường dễ dàng)
Lập kế hoạch đào tạo/dự án (Là một đầu việc, không phản ánh được ý nghĩa, lợi ích đem lại hay kết quả sản phẩm cụ thể như thế nào)	Phát triển và test UAT 10 modules của hệ thống (Hành động tường minh và giá trị kết quả cụ thể, kiểm chứng được)

Tiêu chí của 1 OKR hiệu quả

• Less is More: Một Objective chỉ nên xác định số lượng 3-5 Key Results
• Sự hoàn thành toàn bộ các Key Results thuộc một Objective sẽ đảm bảo Objective đó được hoàn thành
• Mỗi Key Result trong bộ Key Results của một Objective cần:
  • Mang tính thách thức
  • Có thời hạn cụ thể
  • Diễn tả kết quả: Hiệu quả tích cực (Effect), Giảm thiểu tác động tiêu cực (Counter-effect), Định tính (Quantitative), Định lượng (Quanlitative)

3. Những sai lầm khi viết OKR

3.1 Thiếu tường minh và không cụ thể

Nội dung Mục tiêu và Kết quả then chốt mới đặt ra được đề mục, chưa thể hiện rõ nội dung, khía cạnh cụ thể mà tổ chức, cá nhân mong muốn đạt được. Mục tiêu và kết quả không đề cập đến cách đo lường.

YẾU	ĐẠT	TỐT
O: Tăng doanh thu KR: Launching sản phẩm	O: Tăng doanh thu mảng phần mềm Doanh nghiệp KR: Launching 3 sản phẩm SME mới	O: Tăng doanh thu mảng phần mềm DN 10% so với năm trước KR: Launching 3 sản phẩm SME mới

3.2 Không khả thi trong đo lường và theo dõi

Là OKR đặt ra không nằm trong phạm vi kiểm soát và đo lường của Công ty.

Ví dụ: O: Thị phần giáo dục khối đại học chiếm 0.5% toàn quốc. Mục tiêu này chưa hiệu quả vì khó đo lường được thị phần giáo dục, số liệu thống kê có thể phải trích dẫn từ nhiều nguồn và không đảm bảo chính xác tuyệt đối để phục vụ quản trị.

3.3 Kết quả không được tạo ra trực tiếp từ bản thân

Ví dụ: OKR của bộ phận hành chính

OKR đúng: Đặt hàng, đưa vào sử dụng nền tảng quản lý dữ liệu và phê duyệt thủ tục hành chính mới.

OKR chưa đúng: Xây dựng nền tảng quản lý dữ liệu và phê duyệt thủ tục hành chính mới (Do bộ phận Công nghệ xây dựng hoặc đặt hàng nhà cung cấp)

3.4 Kết quả không đảm bảo đạt được mục tiêu

• Viết điều kiện cần nhưng chưa đủ để hoàn thành mục tiêu
• Bẫy này khá nguy hiểm bởi vì sẽ làm trì hoãn việc xác định nguồn lực cần thiết cho mục tiêu, kể cả khi phát hiện kịp thời thì mục tiêu đó cũng sẽ không thể hoàn thành đúng hạn.
• Phép thử: có hợp lý hay không khi hoàn thành tất cả các kết quả then chốt nhưng ý định của mục tiêu vẫn chưa đạt được?
• Hãy thêm hoặc viết lại các kết quả then chốt cho đến khi nào chắc chắn các KR đã hoàn thành, nghĩa là mục tiêu cũng hoàn thành.

3.5 Mục tiêu thiết kết nối

Làm việc mà không hỗ trợ mục tiêu chung, ép kết quả mà không xem xét thực tế và thiếu phối hợp các bộ phận.

• OKR là hệ thống quản trị thực hiện mục tiêu chung của tổ chức thông qua khuyến khích tư duy chiến lược của mọi nhân tố, mọi cấp bậc trong công ty để định hình tương lai của tổ chức.
• Do đó OKR của mỗi thành viên, bộ phận cần lấy OKR của công ty, đơn vị làm trọng tâm. Từ đó triển khai OKR của bộ phận và cá nhân liên quan hướng đến đích cuối cùng là hoàn thành mục tiêu chung.

3.6 OKR thiếu thách thức

• Chủ yếu dựa trên những điều mà nhóm nghĩ rằng có thể đạt được mà không cần thay đổi bất cứ công việc gì họ đang làm, cũng không cần nỗ lực để đạt được.
• Liệt kê lại các công việc đang thực hiện thuộc phạm vi trách nhiệm thường nhật là những OKR không hiệu quả.
• OKR phải hứa hẹn giá trị thay đổi rõ rệt – nếu không chúng ta sẽ không có lý do gì để nỗ lực thực hiện
• Những mục tiêu giá trị thấp (Low Value Objectives) là những mục tiêu có hoàn thành cũng không ai quan tâm.

Thiếu thách thức và không truyền cảm hứng	Thách thức và truyền cảm hứng
Phụng sự cộng đồng với nền báo chí có độ tin cậy và chất lượng cao.	Đế chế truyền thông
Tăng trưởng doanh thu 70M $	Công ty dịch vụ IT nửa tỉ $