Kỹ năng huấn luyện và đánh giá nhân viên

Nội dung

  • Huấn luyện và kèm cặp nhân viên
    • Huấn luyện là gì?
    • Tại sao phải huấn luyện?
    • Quytrình huấn luyện
    • Cácphương pháp huấn luyện
    • Trở thành người huấn luyện hiệu quả
  • Đánh giá nhân viên
    • Tầm quan trọng của việc đánh giá đúng nhân viên
    • Quy trình đánh giá nhân viên

Qua bài chia sẻ này các bạn sẽ học hỏi được:

  • Nắm vững được một số kiến thức cơ bản về Huấn luyện và kèm cặp
  • Học hỏi được một số kỹ năng quan trọng về Huấn luyện và kèm cặp
  • Tự tin hơn trong công tác đào tạo và phát triển nhân viên
  • Nắm vững tầm quan trọng và quy trình đánh giá nhân viên

coaching

I. HUẤN LUYỆN NHÂN VIÊN

  1. Huấn luyện là gì?

    • “Huấn luyện là một hoặc nhiều phương pháp để cải tiến cách thức, hình thành thói quen làm việc mới của những người khác.”
    • Định nghĩa khác: “Huấn luyện là một quy trình có tính chất tương tác và thông qua đó các nhà quản lý và giám sát sẽ giải quyết vấn đề về năng lực thực hiện và phát triển khả năng của nhân viên.”
  2. Tại sao phải huấn luyện?

    • Khắc phục các vấn đề về năng lực thực hiện
    • Giúp nhân viên có năng suất cao hơn
    • Giải phóng thời gian của quản lý
    • Quản lý có thể quản lý nhóm nhiều nhân viên hơn
    • Quản lý có thể dành thời gian cải tiến, phát triển các kinh nghiệm, kỹ năng trong công việc chung
    • Tạo ra năng suất chung của bộ phận ngày càng cao hơn
    • Nuôi dưỡng một môi trường văn hóa làm việc tích cực
    • whycoaching
  3. Quy trình huấn luyện?

    • Screen Shot 2018-07-02 at 3.31.52 PM
  4. Bước 1: Chuẩn bị

    • Quan sát để hiểu rõ tình huống, bản thân nhân viên và các kỹ năng hiện tại của người đó.
    • Xác định điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên
    • Quan sát hành vi của nhân viên theo cách không chính thức (quan sát trong khi họp,..) lẫn chính thức ( như khi pair coding,…) để phát hiện nhân viên thực hiện tốt/không tốt điều gì
    • Tránh phán xét vội vàng
    • Lắng nghe chủ động 
    • Nếu nhân viên yêu cầu giúp đỡ, bạn nên cư xử như thế nào? hãy khơi gợi bằng cách hỏi: “Phần nào trong công việc của anh khiến anh thấy rắc rối nhất?”.
    • Yêu cầu nhân viên chuẩn bị bằng cách để nhân viên đó tự đánh giá năng lực thực hiện công việc của mình. Việc tự đánh giá của nhân viên đem lại hai lợi ích: Lôi kéo nhân viên tham gia vào quy trình huấn luyện. Đem lại cho nhà quản lý một quan điểm nhìn nhận khác về công việc của cấp dưới cũng như các vấn đề liên quan
  5. Bước 2: Thảo luận

    • Chuẩn bị rõ ràng về mục đích thảo luận
    • Sẵn sàng đối thoại chia sẻ các chiến lược để khắc phục những vấn đề về năng lực thực hiện và xây dựng các kỹ năng.
    • Tập trung vào cách hành xử thay vì thái độ
    • Đặt câu hỏi thăm dò để hiểu người đối thoại
    • Câu hỏi đóng “Có” hoặc “Không” để nhấn mạnh câu trả lời, khẳng định lại những gì người kia đã nói, duy trì sự nhất trí của 2 bên
    • Câu hỏi mở để tìm giải pháp, khám phá thái độ, động cơ
    • “Anh đã thử chưa?”

      “Anh nghĩ cách tốt nhất để là gì?”

      “Anh nghĩ điều gì sẽ xảy ra nếu anh ?”

      “Vậy là anh đã thử và kết quả thật đáng thất vọng. Anh có giả định gì về sự việc đó không?”

      “Tôi để ý thấy anh hiếm khi chia sẻ quan điểm của mình trong các cuộc họp nhóm. Tại sao vậy?”

    • Tạo bầu không khí thoải mái
    • Lắng nghe những cảm xúc ẩn sau lời nói
    • Gạt bỏ thành kiến
    • Đưa ra kế hoạch huấn luyện được thống nhất cả người huấn luyện và người được huấn luyện
    • Nhân viên chấp nhận thay đổi khi họ hiểu được hậu quả từ hành vi và công việc của họ
    • Khuyến khích nhân viên bày tỏ điểm bất đồng
  6. Bước 3: Huấn luyện

    • Cấu trúc huấn luyện bao gồm: ĐỊNH NGHĨA (Xác định mục tiêu làm việc) ->  PHÂN TÍCH (Hiểu rõ tình trạng hiện thời) -> KHÁM PHÁ (Tìm ra cách thức đi tới mục tiêu đề ra ) -> HÀNH ĐỘNG (Xác định thời gian hoàn thành mục tiêu) -> HỌC HỎI (Thực thi những gì đã thống nhất ) -> PHẢN HỒI (Kiểm tra lại toàn bộ quá trình trong buổi huấn luyện kế tiếp ).
    • Quá trình huấn luyện: Huấn luyện là một quá trình không có điểm dừng – mỗi một thành công sẽ là nền tảng cho thách thức mới. Tuy nhiên khi huấn luyện phải luôn chú ý tới quá trình 6 bước ở trên để đi tới đích.
    • Một số lưu ý:

      -Đạt được sự nhất trí về mục tiêu

      -Đảm bảo nhân viên thấy được lợi ích rõ ràng trong các mục tiêu huấn luyện

      -Nhân viên nên được tạo cơ hội để soạn thảo một kế hoạch nhằm khắc phục những nhược điểm trong năng lực thực hiện

      -Bạn đang giúp cấp dưới thực hiện những nhiệm vụ gì? Bạn đã cung cấp cho họ những ví dụ cụ thể về công việc đó khi được thực hiện tốt chưa?

      -Chia sẻ kinh nghiệm của riêng bạn nếu chúng tỏ ra hữu ích.

       

    • Khi đưa ra phản hồi, nên:

      -Tập trung vào cải thiện năng lực, tránh chỉ trích hay nhấn mạnh kết quả yếu kém

      -Tập trung vào vấn đề có thể điều chỉnh và cải thiện trong tương lai

      -Đưa ra phản hồi càng sớm càng tốt

      -Tập trung vào cách hành xử chứ không phải tính tình, thái độ và nhân cách

      -Tránh nói chung chung, hãy chân thành, thực tế

  7. Bước 4: Theo dõi

    • Để giám sát sự tiến bộ
    • Giúp các cá nhân đi đúng hướng
    • Quy trình theo dõi liên tục
      • Xác định ngày giờ cụ thể để thảo luận theo dõi
      • Kiểm tra sự tiến bộ của cá nhân
      • Tiếp tục quan sát
      • Kiểm tra cách thực hiện của nhân viên và đề nghị giúp đỡ khi cần thiết
      • Xác định những phần việc có thể điều chỉnh cho kế hoạch hành động
      • Tìm hiểu những gì có tác dụng và những gì có thể cải thiện trong buổi huấn luyện.
  8. Các phương pháp huấn luyện

    1. Phương pháp ĐẨY
      • Huấn luyện viên đưa cho người được huấn luyện những yêu cầu rõ ràng về cách thực hiện từngbước
      • Hướngdẫn cụ thể, yêu cầu làm theo
      • Kiểm tra, đánh giá kết quả và yêu cầu tập đi tập lại
    2. Phương pháp KÉO
      • Chỉ ra mục tiêu, yêu cầu học viên tự đề xuất phương án giải quyết
      • Đánh giá các ưu, nhược điểm và lựa chọn giải pháp
      • Tìm ra các điểm cần cải tiến
      • Khuyếnkhích nhân viên tự tìm cách cải tiến
      • Góp ý và cùng nhân viên điều chỉnh cách cải tiến
    3. So sánh phương pháp ĐẨY vs KÉO
      • Screen Shot 2018-07-02 at 3.57.03 PM.png
    4. Phương pháp kết hợp ĐẨY và KÉO
      • Screen Shot 2018-07-02 at 3.57.19 PM
  9. Thế nào là huấn luyện hiệu quả?

    1. Huấn luyện viên NÊN:
      • Lắng nghe trước, sau đó sẽ đặt câu hỏi, đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng và sẵn sàng đề ra những ý tưởng mới.
      • Hãy phát triển nhân viên bằng cách giao việc để tận dụng khả năng của họ.
      • Giúp đỡ nhân viên học hỏi từ những sai lầm mà họ mắc phải, xác định mục tiêu
      • Động viên, khuyến khích nhân viên
      • Thực hiện văn hóa dám thay đổi và chấp nhận rủi ro
      • Có trách nhiệm đối với kết quả huấn luyện
    2. Huấn luyện viên KHÔNG NÊN:
      • Trì hoãn việc huấn luyện cho đến trong khi không có việc gì tốt hơn để làm
      • Sợ tốn thời gian vào việc huấn luyện
      • Sợ rủi ro không giao quyền thực hiện
    3. Học viên NÊN
      • Chủ động chia sẻ cảm giác, trải nghiệm của bạn về quá trình đào tạo, điều gì chưa ổn cần điều chỉnh.
      • Hãy xem việc tiếp nhận huấn luyện là việc quan trọng bậc nhất (lùi 1 để tiến 2).
      • Hãy tận dụng tối đa thời gian và năng lực của Huấn luyện viên để đạt được tối thiểu 70-80% khả năng của họ (có thể điều này lớn hơn cả mục tiêu huấn luyện)
      • Tận dụng tối đa công việc thực tế để được trải nghiệm
      • Có trách nhiệm đối với kết quả huấn luyện
    4. Học viên KHÔNG NÊN
      • Trì hoãn việc huấn luyện cho đến trong khi không có việc gì tốt hơn để làm
  10. Tham khảo một số quy trình huấn luyện khác
    1. EDAC
      • Screen Shot 2018-07-02 at 4.03.47 PM
    2. GROW
      • Screen Shot 2018-07-02 at 4.05.11 PM.png
    3. 5D
      • Screen Shot 2018-07-02 at 4.05.38 PM.png

II. ĐÁNH GIÁ ĐÚNG NHÂN VIÊN

  • Số liệu thống kê Nhân viên mong muốn gì? (1 = Quan trọng nhất, 10 = ít quan trọng)

 

Tiêu chí Cấp quản lý nghĩ Nhân viên mong muốn
Đãi ngộ tốt 1 5
An toàn trong công việc 2 4
Cơ hội thăng tiến 3 7
Điều kiện làm việc tốt 4 9
Công việc thú vị 5 6
Được đảm bảo 6 8
Kỷ luật mềm dẻo 7 10
Đánh giá đúng về công việc đã hoàn thành 8 1
Thông cảm/giúp đỡ các vấn đề cá nhân 9 3
Cảm thấy được tham gia trong mọi việc 10 2
  • Trong công việc có 2 điều mà nhân viên luôn luôn tự hào về mình- đó là Lời khen và Sự ghi nhận của quản lý.
  • Screen Shot 2018-07-02 at 4.09.59 PM.png
  • Quy trình đánh giá nhân viên
    • Rà soát kết quả của kỳ trước
      • Hỗ trợ bằng những dữ kiện, bằng chứng cụ thể, xác thực
      • Chuẩn bị để giải quyết những vấn đề không thống nhất được
    • Tiến hành đánh giá theo mục tiêu công việc
      • Yêu cầu nhân viên tự đánh giá những mục tiêu đề ra trong năm
      • Tự mình đánh giá: nghiêm túc, chuẩn xác
      • Thu thập ý kiến từ các nhân viên khác
    • Đăt mục tiêu cho kỳ tới
      • Cung cấp các thông tin chiến lược kinh doanh, mục tiêu dự án của phòng/ công ty trong năm tới
      • Cùng nhân viên thảo luận, đánh giá, sửa đổi và thống nhất mục tiêu SMART kỳ tới
      • Ký cam kết thực hiện các mục tiêu
    • Phỏng vấn đánh giá
      • Screen Shot 2018-07-02 at 4.14.36 PM
    •  
    • Hoàn tất đánh giá
      • Khen ngợi các thành tích
        • Hỏi: Điều gì làm cho họ đạt được như vậy
      • Chỉ ra các điểm yếu và góp ý
        • Hỏi: Nguyên nhân là gì và giải pháp của nhân viên
        • Đưa ra các giải pháp của người quản lý
      • Chia sẻ ý kiến của mình
      • Thông báo kết quả đánh giá

Chúc các bạn thành công!

Advertisements